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Impressum · Datenschutzerklärung · Allgemeine Geschäftsbedingungen · Drittsoftware · Lizenzbedingungen (EULA) · SaaS-Bedingungen · Fair-Use-Regeln · Service Levels · Auftragsverarbeitungsvertrag · Technische und organisatorische Maßnahmen

Parteien

Verantwortlicher („Kunde“): das Unternehmen, für das wir die Software auf Grundlage eines Angebots nach den SaaS-Bedingungen oder den AGB betreiben (Angaben aus dem Angebot).

Auftragsverarbeiter („wir“): Helm & Nagel GmbH, Rosenweg 5, 35614 Aßlar, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Christopher Vincent Helm und Florian Michael Zyprian, Amtsgericht Wetzlar HRB 7706, USt-IdNr. DE306902936 (helm-nagel.com/de/imprint/, Abruf 2026-11-06).
Kontakt Datenschutz: info@ocr-software.com.
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; die Pflicht nach § 38 BDSG (ständig mindestens 20 Personen mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten, oder Verarbeitungen mit Datenschutz-Folgenabschätzung) trifft uns nach unserer Einschätzung nicht. Der Kunde kann Fragen an die genannte Adresse richten.

Der Vertrag gilt für Kunden, die Unternehmer im Sinne von § 14 BGB sind. Verbraucher sind ausgeschlossen.

1. Gegenstand und Dauer

1.1 Wir lesen für den Kunden Text aus Dokumenten (PDF, PNG, JPEG) über die OCR-API von ocr-software.com: Seitenbilder gehen hinein, Text, Wortkästen, Layout und Konfidenz kommen zurück.
1.2 Der Vertrag gilt, solange wir die Software für den Kunden betreiben. Er endet mit dem Ende der Vertragsbeziehung nach den SaaS-Bedingungen oder den AGB. Pflichten zu Vertraulichkeit und Löschung gelten darüber hinaus.
1.3 Dieser Vertrag ist Bestandteil der SaaS-Bedingungen oder der AGB und des Angebots. Er kommt zustande, wenn der Kunde die Geltung der SaaS-Bedingungen mit diesem Vertrag bestätigt (Ziff. 1.5 der SaaS-Bedingungen) oder das Angebot mit diesem Vertrag in Textform annimmt (Ziff. 1.5 der AGB). Art. 28 Abs. 9 DSGVO verlangt Schriftform, die auch in einem elektronischen Format erfolgen kann; die Annahme in Textform genügt dafür nach unserer Einschätzung. Auf Wunsch des Kunden unterzeichnen wir zusätzlich ein einzelnes Exemplar.

2. Art und Zweck der Verarbeitung, Daten, Betroffene

2.1 Zweck: ausschließlich die Texterkennung der gesendeten Dokumente und die Rückgabe des Ergebnisses an den Kunden.
2.2 Art: Empfang, Ablage für die Dauer des Auftrags, Rendern der Seiten, Texterkennung, Bereithaltung des Ergebnisses zum Abruf bis zu dessen Ablauf, Rückgabe. Das Dokument wird am Ende des Auftrags gelöscht, das Ergebnis nach Ablauf der Abruffrist (Standard 24 Stunden) oder auf Verlangen des Kunden sofort (Ziff. 8, Anlage 1). Eine weitere Speicherung gibt es nicht.
2.3 Datenarten: alles, was der Kunde in Dokumenten sendet. Wir kennen den Inhalt nicht und prüfen ihn nicht. Je nach Kunde können das Namen, Adressen, Rechnungs-, Beleg-, Vertrags- und Kontaktdaten sein.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und Berufsgeheimnisse (§ 203 StGB) darf der Kunde senden, wenn er dafür eine Rechtsgrundlage hat oder befugt ist und die Maßnahmen der Anlage 1 für sein Risiko ausreichen. Der Kunde prüft das vorher selbst. Unterliegt der Kunde einem Berufsgeheimnis, verpflichten wir unsere Beschäftigten, die Zugang haben, auf Verlangen nach § 203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit und achten darauf, dass Unterauftragsverarbeiter dazu verpflichtet werden. Die Regel ist dieselbe wie in AGB Ziff. 4.5 und Datenschutzerklärung Ziff. 9.
2.4 Betroffene: Personen, die im Inhalt der Dokumente vorkommen (etwa Beschäftigte, Kunden und Lieferanten des Kunden).
2.5 Nicht Teil dieses Vertrags: Kontakt- und Abrechnungsdaten des Kunden (E-Mail, Rechnungsanschrift, Angebotsnummer, Seitenzähler). Dafür sind wir selbst Verantwortlicher; siehe Datenschutzerklärung.

3. Weisungen

3.1 Wir verarbeiten nur nach dokumentierter Weisung des Kunden. Die Weisung besteht aus dem API-Aufruf mit seinen Parametern (pipeline, language, autoregressive, Ausgabeformat) und diesem Vertrag.
3.2 Hält eine Weisung nach unserer Ansicht gegen Datenschutzrecht, weisen wir den Kunden darauf hin und dürfen sie aussetzen, bis er sie bestätigt oder ändert.
3.3 Wir verarbeiten nicht für eigene Zwecke. Wir nutzen Kundendokumente und Ergebnisse nie zum Training, zur Verbesserung oder zur Bewertung von Modellen. Das Verbot ist zugleich Weisung; verbleibende Metadaten (Anlage 1 Teil B) enthalten keinen Inhalt.

4. Vertraulichkeit

Wer bei uns Zugang zu Servern oder Betriebsdaten hat, ist schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchst. b DSGVO). Wir sehen Kundeninhalt im Betrieb nicht ein; Protokolle enthalten keinen Inhalt (Anlage 1).

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

Es gelten die Maßnahmen in Anlage 1 (tom.de.md). Wir entwickeln sie weiter und senken das Schutzniveau nicht. Wesentliche Änderungen teilen wir auf Anfrage mit.

6. Unterauftragsverarbeiter

6.1 Der Kunde erlaubt die Unterauftragsverarbeiter in Anlage 2 (allgemeine Genehmigung nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO mit Vorabinformation). Hetzner Online GmbH ist als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt. Sagt eine andere Darstellung von uns, wir hätten keine Subunternehmer, gilt für die Verarbeitung von Kundendokumenten diese Anlage.
6.2 Neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter melden wir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an die hinterlegte Adresse. Der Kunde kann binnen 14 Tagen nach Zugang aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Wird der Widerspruch nicht gelöst, kann jede Seite die Nutzung mit Wirkung zum Beginn des Einsatzes beenden; der Kunde zahlt nur bereits verarbeitete Seiten und erhält nicht verbrauchte Vorauszahlung zurück.
6.3 Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich mindestens auf dieselben Pflichten wie hier (Art. 28 Abs. 4 DSGVO) und haften dem Kunden für ihn nach Art. 28 Abs. 4 Satz 2 DSGVO.
6.4 Die Verarbeitung findet auf einem Server der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Helsinki (Finnland, EU) statt. Eine Verarbeitung außerhalb von EU und EWR erfolgt nicht; sie wäre nur mit Garantien nach Kapitel V DSGVO zulässig und eine Änderung nach Ziff. 6.2. Der Standort ist durch die Server-Bestellung bei Hetzner festgehalten (Server-Inventar).
6.5 Software und Modelle (zum Beispiel poppler, PaddleOCR) laufen auf unserem Server und senden keine Daten nach außen. Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter. Vor jedem Release prüfen wir am fertigen Abbild, dass keine Telemetrie und kein Modell-Download zur Laufzeit stattfindet (drittsoftware.de.md, Ziff. 5).
6.6 Der Mietserver bei trooper.ai ist ein Testserver mit veröffentlichbaren Daten und verarbeitet nie Kundendokumente; er steht deshalb nicht in Anlage 2.

7. Unterstützung des Kunden

7.1 Betroffenenrechte: Wir speichern Dokumente nur bis zum Ende des Auftrags und Ergebnisse nur bis zum Ablauf der Abruffrist; nach dieser Frist können wir zu einzelnen Personen nichts auffinden oder herausgeben, und wir durchsuchen Dokumentinhalt nicht. Anfragen Betroffener leiten wir ohne Antwort in der Sache an den Kunden weiter, soweit wir den Kunden zuordnen können.
7.2 Wir unterstützen bei Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung, Folgenabschätzung) im Rahmen unserer Möglichkeiten und der Angaben in Anlage 1. Bis zu 4 Stunden je Kalenderjahr sind im Entgelt enthalten; darüber hinaus berechnen wir den Aufwand nach vorheriger Mitteilung zu unserem dann gültigen Stundensatz.
7.3 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten bei uns melden wir dem Kunden unverzüglich, in der Regel binnen 48 Stunden nach Kenntnis, mit den uns bekannten Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

8. Löschung und Rückgabe

8.1 Löschung im Betrieb: Das Dokument wird am Ende des Auftrags gelöscht (service/internal/jobrun/jobrun.go Z. 425). Das Ergebnis bleibt für die Abruffrist result_ttl (Standard 24 Stunden, einstellbar von 1 Minute bis 720 Stunden; config.go Z. 190 und 286) abrufbar und wird danach entfernt; der Kunde kann es jederzeit sofort löschen (DELETE /v1/jobs/{id}). Die Zwischendatei beim Eingang wird nach der Verarbeitung gelöscht, bei Fehlern sofort und beim Dienststart (Reste eines Absturzes). Ein durch Neustart unterbrochener Auftrag behält sein Dokument, bis er zu Ende läuft, und wird dann wie oben gelöscht. Scheitert der Abschluss im Journal, bleibt das Dokument längstens bis zur stündlichen Aufräumrunde, die das gesamte Jobverzeichnis nach result_ttl entfernt (jobrun.go Z. 787 bis 810). Die Zusage lautet deshalb: Das Dokument wird am Ende des Auftrags gelöscht, in jedem Fall spätestens mit Ablauf der Abruffrist.
8.2 Bei Vertragsende löschen wir verbliebene Kundendaten oder geben sie nach Wahl des Kunden zurück (soweit vorhanden) und löschen vorhandene Kopien (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchst. g DSGVO); auf Anfrage bestätigen wir das. Aufbewahrungspflichten für Rechnungsdaten (eigene Verantwortung) bleiben unberührt. Nach Ablauf der Abruffrist ist nichts mehr zurückzugeben.
8.3 Sicherungen enthalten nur Metadaten (Ledger, Aufträge ohne Inhalt, Schlüssel-Hashes, Konten), nie Dokumente oder Ergebnisse; das Verzeichnis der Jobablage gehört nicht ins Backup (doku/sicherheit.md Z. 11). Im SaaS-Betrieb liegt die Jobablage im Arbeitsspeicher (Anlage 1 Ziff. 2.4); damit gelangt weder ein Dokument noch ein Ergebnis auf die Platte, auch nicht in Auslagerungsdateien, soweit der Server keinen Auslagerungsspeicher nutzt. Ob ein Server Auslagerungsspeicher nutzt, prüfen wir bei der Einrichtung (Server-Inventar) und teilen es auf Anfrage mit.

9. Nachweise und Kontrolle

9.1 Wir stellen auf Anfrage die Angaben bereit, die zum Nachweis der Pflichten nötig sind (Anlage 1, Antworten auf Fragebögen, Auszüge aus der Betriebsdokumentation). Die Helm & Nagel GmbH verweist auf helm-nagel.com auf eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 (https://trust.helm-nagel.com/). Wir sagen nicht, dass dieser Dienst zertifiziert ist, solange der Geltungsbereich nicht belegt ist.
9.2 Der Kunde darf Prüfungen selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen, höchstens einmal je Kalenderjahr (außer bei Datenpanne), nach Anmeldung mit 21 Tagen Frist, während der Geschäftszeiten, ohne Störung des Betriebs und auf Kosten des Kunden. Vor Ort nur, wenn schriftliche Nachweise nicht genügen. Prüfrechte gegenüber Hetzner laufen über deren Zertifikate und Berichte.

10. Haftung

Im Außenverhältnis gilt Art. 82 DSGVO. Im Innenverhältnis gelten die Haftungsregeln der SaaS-Bedingungen (Ziff. 8.4 und 8.5) oder der AGB (Ziff. 6.5 und 6.6) einschließlich ihrer Ausnahmen für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit und Kardinalpflichten. Unberührt bleibt der Ausgleichsanspruch nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO.

11. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Wetzlar, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist (§ 38 ZPO). Bei Widerspruch zu den SaaS-Bedingungen oder den AGB geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor. Änderungen in Textform. Ist eine Klausel unwirksam, bleibt der Rest wirksam.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Siehe tom.de.md. Sie ist als eigene Anlage geführt und wird mit diesem Vertrag zusammen bereitgestellt. Inhaltlich enthält sie Vertraulichkeit (Teil 2), Integrität (Teil 3), Löschung und Aufbewahrung (Teil 4), Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Teil 5), Organisation (Teil 6) und die Grenzen (Teil 8).

Zur Protokollierung (Teil B in Ziff. 3.3): Das normale Protokoll enthält nur Route (Muster), Status, festen Fehlercode, Dauer, Antwortgröße, Schlüssel-ID, Pipeline, Seitenzahl. Das Sicherheitsprotokoll enthält die Client-Adresse sieben Tage, die Seitenzähler je Netzpräfix 30 Tage; das Auftragsprotokoll enthält Metadaten je Auftrag 90 Tage, die Adresse darin sieben Tage (TOM Ziff. 4.1).

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Name, Anschrift Leistung Ort der Verarbeitung Drittland / Garantie
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Amtsgericht Ansbach, HRB 6089; hetzner.com/de/legal/legal-notice/, Abruf 2026-11-06) Miete von Servern und GPU-Servern für die Verarbeitung der Kundendokumente Rechenzentrum Helsinki (Finnland, EU) keines; Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hetzner besteht (doku/hosting.md Z. 6)

Stand des Verzeichnisses: 2026-11-06. Änderungen nach Ziff. 6.2.

Die Website läuft auf GitHub Pages, verarbeitet keine Kundendokumente und steht in der Datenschutzerklärung. E-Mail über das Zoho-Postfach betrifft Kontakt- und Bestelldaten, nicht Dokumente (Datenschutzerklärung Ziff. 6 und 12). Weitere Unterauftragsverarbeiter gibt es nach diesem Entwurf nicht.